Организация электронной почты с помощью папок: список папок какие нужно создать | Светлана Ткаченко
     

Организация электронной почты с помощью папок: список папок какие нужно создать

От Posted on 0 Нет тегов 0

На этой неделе, в рамках плана Организованный дом за 52 недели, мы сосредоточены на организации электронной почты и другой цифровой информации в вашем доме.

Сегодня мы сосредоточимся на организации вашей личной электронной почты, так что это не просто масса электронных писем в вашем почтовом ящике, которая просто вас завалила, а вместо этого вы должны свободно и быстро находить важные и нужные письма для вас.

Это важно по той причине, что теперь, многие вещи становятся цифровыми, а не бумажными.

Прежде чем начать организовывать электронные письма в своей учетной записи, убедитесь, что вы избавились от ненужных эл.писем. Нет никакого смысла в организации беспорядка, пока вы не избавитесь от электронного мусора.

Как сделать удаление ненужной электронной почты частью вашей повседневной рутины

Начиная с сегодняшнего дня, я хочу, чтобы удаление беспорядка в электронной почте было частью вашей ежедневной проверки электронной почты, если это еще не сделано.

У вас есть проблема с беспорядком в электронной почте, если у вас есть более 500 неоткрытых писем в вашем почтовом ящике. Поскольку электронные письма приходят постоянно, вы должны начинать работать с этим материалом каждый день, потому что даже если вы избавитесь от всего этого беспорядка сегодня, он быстро накапливается, пока вы не остановите поток входящих писем.

Необходимо регулярно проверять вашу электронную почту. Для большинства людей это означает, что нужно проверять его каждый день, но вы можете проверять её реже, и это может сработать, если вы не получите огромное количество писем, на которые вам нужно будет ответить.

Однако каждый раз, когда вы проверяете свою электронную почту, вам нужно тратить время в самом начале, удаляя все письма, пришедшие с момента последней проверки электронной почты, которые являются очевидным мусором, и тем, что вам не нужно.

После того, как вы удалили самые очевидные ненужные вещи, вы можете приступить к чтению реальных электронных писем, на которых вы хотели сосредоточиться. Однако, когда вы читаете эти электронные письма, вы часто сталкиваетесь с дополнительными электронными письмами, которые, как вы думали, вы хотели почитать, но потом понимаете, что это не так. Удалите их, немедленно.

Точно так же некоторые сообщения могут быть прочитаны, и они вам больше не нужны, не храните их.

Это не сложно сделать, когда это войдет в привычку. Если вы получаете много электронных писем, это может показаться сложным, особенно если вы выбираете не подходящее время дня, чтобы проверить свою электронную почту, и у вас действительно не хватает времени, чтобы сделать все необходимые шаги для правильного управления ею. Но не расстраивайтесь, когда это придется сделать, так почему не сейчас, уделяя всего 15 минут в день. .

Если вы измените эту небольшую привычку игнорировать нежелательные электронные письма, и просто выберете несколько писем, которые хотите прочитать, а вместо этого сначала удалите беспорядочные письма, вы действительно сэкономите много времени и хлопот в дальнейшем.

Конечно, выполнение этого каждый день не избавляет от всех ранее накопленных беспорядков электронной почты, которые вы уже получили, поэтому ниже у меня есть дополнительные инструкции о том, как обращаться с этими электронными письмами.

Моделирование организации электронной почты в вашей домашней системе

В наши дни информация может быть цифровой или на бумаге.

Мы работали над организацией вашей бумажной информации в категории Домашний офис, и это на самом деле отличная модель того, как организовать ваши цифровые системы подачи документов в вашем доме, которые включают как вашу электронную почту, так и другие компьютерные файлы.

Ваши бумажные файлы, электронная почта и компьютерные файлы — это три основных места, которые вы должны проверить, чтобы получить доступ к части информации, которую кто-то ранее прислал вам или которую вы создали самостоятельно, и на которую нужно будет сослаться снова.

Самый простой способ организовать свою электронную почту — это создать папки для различных категорий информации аналогично тому, как это делается для ваших бумажных файлов.

Конечно, ваш почтовый ящик содержит несколько готовых папок, включая основной почтовый ящик, папку с отправленными письмами, черновики, спам или нежелательную почту и корзину. Вы не ограничены этими папками, хотя, вы должны настроить некоторые дополнительные папки для себя.

Вы помните, что когда мы работали над организацией файлов, у меня был список предлагаемых категорий документов, и поэтому в этой статье, чуть ниже, я хочу перечислить вам аналогичный список для вашей учетной записи электронной почты, настроенный так, чтобы те, которые больше всего нужны вам были организованы и упорядочены.

Два типа электронных писем: действия и последующие действия

После того, как вы удалили беспорядок в электронной почте, в вашем почтовом ящике останется два основных типа информации, поэтому мы поговорим о них отдельно ниже.

Первый тип электронных писем — это электронные письма о действиях. Под этим я подразумеваю, что, когда вы получаете электронное письмо, вы знаете, что вам нужно предпринять какие-то действия на его основе. Примерами могут служить счет, который вы получаете, или файл, который необходимо распечатать и подписать.

У меня есть подкатегория электронных писем с действиями, которые я называю последующими электронными письмами. Это означает, что вам не нужно ничего делать, кроме как следить за тем, чтобы все, что говорится в письме, действительно происходило.

Вторым типом писем, которые вы получаете в почтовом ящике, являются справочные письма.

Пользовательские электронные письма — это те электронные письма, которые вы хотели бы сохранить на тот случай, если вам нужно (или вы захотите) просмотреть их снова, но сейчас вам ничего не нужно делать с этим письмом, если только вы этого не хотите. Это может включать в себя широкий спектр сообщений, включая сообщения от друзей или членов семьи, или такие вещи, как информационные бюллетени с любимого веб-сайта.

Создать папку действий и папку последующих действий

Многие люди используют свою электронную почту как список дел, и в этом нет ничего плохого. В конце концов, часто, когда люди посылают вам электронные письма, они не просто предоставляют вам информацию, но и просят вас как-то действовать в соответствии с ней.

Тем не менее, цель состоит в том, чтобы очистить ваш почтовый ящик от большинства сообщений и вместо этого активно перемещать электронные письма с действиями или последующие электронные письма в их собственные папки, чтобы вы могли предпринять соответствующие действия, а не позволить им потеряться в случайном порядке.

Каждый день, когда вы проверяете свою электронную почту и сталкиваетесь с этими электронными письмами вы должны их сортировать по соответствующим папкам.

Вот быстрый пример того, как это работает на практике: вы проверяете свою электронную почту в течение дня, и одно из полученных вами писем является напоминанием об оплате за газ. Письмо напоминает вам, что вам нужно оплатить счет, который должен быть оплачен в течение 10 дней. Чтобы правильно обработать электронное письмо, переместите его из почтового ящика в папку действий, если вам нужно выписать чек, или поместите в папку для онлайн-счетов, если для вашего счета за газ установлено автоматическая оплата.

Ключ к действию или созданию списка типов папок электронной почты — убедиться, что вы не просто перетасовываете электронные письма в эти типы папок, а затем забываете, что они существуют.

Вместо этого у вас должна быть разработана система, для того, чтобы возвращаться к этим электронным письмам и своевременно работать с ними, чтобы вы не пропустили сроки оплаты. Я предлагаю вам разбираться с этими элементами действий еженедельно, и вы можете легко включить обработку электронных писем в своей папке действий и последующих папок в ту же привычку, что и во время еженедельного сеанса работы с документами.

Фактически, работа с вашей бумагой и вашими цифровыми документами с одинаковыми привычками, ежедневными и еженедельными, когда вы сортируете и контролируете все на почте и в бумагах, помогает вам контролировать все ваши важные платежи.

После того, как вы выполнили действие во время еженедельного сеанса, переместите электронное письмо из папки действий в соответствующую справочную папку (о чем мы поговорим ниже), или, если вам нужно убедиться, что что-то еще происходит, вместо этого переместите его в проследите за папкой, чтобы вы знали, что еще раз посмотрите на это письмо во время следующей еженедельной бумажной сессии.

Папки для справочной информации

Остальные папки, которые я предлагаю вам создать для организации своей учетной записи электронной почты, очень похожи на справочные папки в ваших личных шкафах.

Помните, что приведенный ниже список просто как пример, и я думаю, этот список понадобится большинству людей, но прелесть этих цифровых папок в том, что вы можете персонализировать их, так как они соответствуют вашей уникальной жизни.

При создании этих справочных папок попробуйте создать большие категорий, а затем создайте подпапки, которые вкладываются в широкие категории по мере необходимости.

Предлагаемые папки электронной почты и подпапки

  • Действие (говорила об этом выше. Добавляйте электронные письма с действиями в эту папку ежедневно, очищайте ее по крайней мере еженедельно и перемещайте эти электронные письма в последующую или справочную папку после выполнения действия.)
  • Последующие действия (обсуждается более подробно выше. Добавьте эти электронные письма по мере необходимости и следите за этими электронными письмами, по крайней мере, раз в неделю, в течение того же сеанса, что и элементы действий. После этого переместите их в соответствующие справочные папки.)
  • Аккаунты — это первая большая категория справочных папок. Создайте подпапку для разных учетных записей, в том числе для счетов, банковских счетов или пенсионных или инвестиционных счетов, или других веб-сайтов, к которым вы принадлежите. Это позволяет вам ссылаться и хранить записи о подтверждении оплаты от различных компаний, а также информацию на веб-сайте, которая может вам понадобиться, которую компания отправила вам по электронной почте.
  • Люди — это вторая большая категория справочных папок. Создайте подпапку для любого, с именем кого вы хотите выделит, которая может включать электронную переписку от семьи, друзей, работы или ваших любимых новостных рассылок. Вы можете выбрать, столько подкатегорий сколько вы выберете. Например, у моей мамы, папы и мужа есть свои собственные подпапки, а других членов семьи помещаю в более общую папку. Вы выбираете, как вам работать с почтой.

После того, как вы создадите эти папки для действий и ссылок, а также их подкатегории, каждый день, когда вы проверяете свою электронную почту, легко отправить их в нужную категорию.

Ну все ваша электронная почта под контролем!

У меня есть целая серия 15-минутных задач по расхламлению вашего дома (в конечном итоге 365 из них!), Которые вы можете выполнить, чтобы привести ваш дом в порядок. Чтобы ваш дом всегда вас вдохновлял и в него хотелось всегда возвращаться.

Организованный дом за 365 дней

Хотите получать задачи на неделю к себе на email почту?

Готовы расхламить свой дом?

Подпишитесь, чтобы получать один раз в неделю напоминания о новостях и задачах недели.

signature

Пока без комментариев

Что вы об этом думаете?

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

У МЕНЯ ДЛЯ ВАС ПОДАРОК!
СКАЧАЙТЕ КНИГУ БЕСПЛАТНО -

20 ШАГОВ К ИДЕАЛЬНОМУ ПОРЯДКУ

Книга с практическими рекомендациями, как навсегда подчинить беспорядок.