Как создать файл жизненно важных документов {Плюс 3 способа сохранить важные документы в безопасности} | Светлана Ткаченко
     

Как создать файл жизненно важных документов {Плюс 3 способа сохранить важные документы в безопасности}

Ниже приведены инструкции о том, как создать файл жизненно важных документов, в том числе какие документы быть в этом файле, а затем обсуждение плюсов и минусов трех способов обеспечения безопасности таких важных документов, как эти. Организация хранения документов в доме вот об этом и поговорим 🙂

Эта задача из серии организованный дом за 52 недели здесь, но вы можете эту задачу выполнить, даже если вы не участвуете в серии 15 минутных заданий.

Ниже я приведу полный список того, что, по моему мнению, должно быть в вашем файле жизненно важных документов, но чтобы вы поняли, какова ваша задача на сегодня, я хочу, чтобы вы создали специальный файл, к которому вы приложите еще больше усилий, для защиты, чем к другим документам.

Какие документы нужно хранить всегда? Я ответила на этот вопрос, а также дала вам бесплатную печатную шпаргалку, чтобы помочь вам узнать, как долго хранить разного рода документы, в этой статье здесь .

Документы для хранения в вашем файле

Первая задача — собрать все ваши жизненно важные документы и записи, чтобы вы могли поместить их в файл.

Несмотря на то, что все документы, которые вы храните в своей домашней системе хранения документов, важны (или иначе зачем вам их хранить ведь так?), перечисленные ниже документы имеют серьезные юридические последствия, и их может быть сложно или дорого восстановить в случае их утери или кражи, вот почему они помечены как «жизненно важные».

  • Свидетельства о рождении
  • Свидетельства о смерти
  • Брачные договора и свидетельства
  • Документы о разводе
  • Распоряжения суда или правительственные документы, касающиеся изменения юридического имени или иммиграционного статуса
  • Завещания и другие документы по недвижимости (последняя версия)
  • Акты, чтобы показать право собственности на землю
  • Документы, показывающие право собственности на другое имущество (например, автомобили)
  • Карты социального страхования
  • Паспорта

Как только вы соберете все эти документы в одном месте, пометьте файл как «Важные документы» или «Жизненно важные документы» чтобы все домашние понимали, что это за документы.

3 способа сохранить ваши важные документы в безопасности {с плюсами и минусами каждого метода}

После того, как вы создали файл жизненно важных записей, пришло время предпринять шаги для его защиты и обеспечения его безопасности, по крайней мере, в меру ваших возможностей, от кражи, пожара, воды и многого другого.

Существует три основных способа защиты этих записей, и у каждого из них есть свои плюсы и минусы.

1. Огнестойкая и водостойкая картотека или ящик

Если вы решите хранить свои жизненно важные документы в своем доме, вы должны инвестировать в огнестойкую картотеку или ящик, чтобы защитить свои документы в случае пожара.

Заметьте, все огнестойкие картотеки или ящики не являются полностью огнеупорными, что означает, что бумага будет оставаться защищенной внутри контейнера не менее часа при температуре в два-три раза выше, чем в большинстве случаев пожара. Этого достаточно для бытовых целей.

Большинство этих файловых коробок также водонепроницаемы, что может быть столь же важно в зависимости от того, где вы живете, для защиты от наводнений или последствий различных бедствий, где ваши документы могут подвергаться воздействию стихий.

Большинству людей не нужен целый большой картотечный шкаф, который является огнестойким, но вместо этого подойдет только один картотечный ящик, потому что, хоть эти важные записи важны, но они не занимают много места.

Вы по-прежнему рискуете, когда храните свои документы у себя дома, потому что не можете полностью защитить их от всего. Возможно наличие электронных копий может оказаться полезным для вас, если вы выберете эту опцию.

2. Сейф

Некоторые люди не хотят хранить самые важные документы в своем собственном доме, а предпочитают хранить их в сейфе, часто расположенном в их банке. Вы должны арендовать одну из этих коробок, поэтому стоимость зависит от банка, а также от размера коробки (если вы храните только несколько важных бумаг и мелких предметов, обычно самая маленькая коробка будет недорогой) и вообще есть ли в этом необходимость подумайте.

Когда ваши документы хранятся в сейфе, все еще существует риск возникновения пожаров и других бедствий, но вы знаете, что в банке сейфы и ящики, которые намного более безопасны и способны противостоять этим бедствиям.

Если вы решите хранить документы в сейфе, вы должны сначала сделать копии документов и поместить их в обычную систему хранения документов у себя дома, помеченную как «важные документы (копии)» или что-то подобное, на случай, если вам когда-нибудь понадобится быстро ссылаться на них (или хранить цифровые копии). Может быть немного хлопотно приходить в банк в рабочее время, чтобы открыть свой сейф.

Также есть информация о завещаниях, которую вы должны знать, поскольку она связана с их хранением в сейфе. Как только вы принимаете законы во многих юрисдикциях, банк автоматически лишает возможности доступа к сейфовой ячейке другим лицам без постановления суда. Идея состоит в том, чтобы предотвратить мошенничество или кражу, когда некоторые близкие скорбят о члене семьи. Другой момент этих законов заключается в том, что становится трудно получить доступ к завещаниям, которые хранятся в сейфовых ячейках именно в то время, когда они больше всего нужны — после смерти. Поэтому вам следует проконсультироваться со своим адвокатом по недвижимости, чтобы узнать, где лучше всего хранить завещания. В каждой стране свои законы, вы должны знать эти моменты. Также убедитесь, что другие знают, куда вы поместили завещание, чтобы не было путаницы в отношении его местонахождения позже.

3. Цифровое облачное хранилище

Последний способ хранения ваших жизненно важных записей — через цифровое хранилище, например, в облаке. Хотя цифровое хранилище отлично подходит для многих типов файлов, поэтому вы можете избавиться от большого количества бумажных беспорядков , но это не идеальное решение для хранения жизненно важных документов, хотя это отличная вторая резервная копия для обеспечения безопасности этих документов.

Во-первых, есть некоторые важные документы, в которых важно иметь оригинал, и цифровая копия не будет принята (завещание, например, во многих юрисдикциях), поэтому недостаточно иметь только цифровую копию. Часто вы можете восстановить жизненно важные документы при их повреждении или если будут утеряны, но это может стоить вам немалых денег.

Во-вторых, вам нужно беспокоиться о проблемах безопасности с цифровым хранилищем. Также как вы не хотите, чтобы кто-то вломился в ваш дом и украл ваши важные документы, вы также не хотите, чтобы украли их в цифровом виде. Убедитесь, что любой метод хранения цифровых документов является безопасным. Это типы документов, которые могут быть наиболее привлекательными для тех, кто хочет похитить удостоверения личности, поэтому вам необходимо об этом позаботиться.

Вы можете использовать что-то вроде Dropbox для облачного хранилища , и вы можете решить, является ли он достаточно безопасным для этих конфиденциальных документов, или нет. В любом случае решать вам.

Итак, как я сказала в начале обсуждения цифрового хранилища этих документов, я не думаю, что это должно быть единственным решением, которое вы выберете, но оно может быть дополнительной защитой для ваших документов в случае если не получится сохранить двумя первыми способами.

Я надеюсь, что эти инструкции вдохновили вас на создание собственного файла для ваших наиболее важных документов, а затем предпринять шаги, необходимые для их защиты.

Вы готовы расхламить свой дом?

У меня есть целая серия 15-минутных задач по избавлению от хаоса в вашем доме (в конечном итоге это 365 заданий!), Которые вы можете выполнить, чтобы привести свой дом в порядок.

Просто выберите те, которые вы хотите сделать, которые будут иметь большое значение в вашем доме. Подробно ниже:

Дополнительные статьи о вашей домашней системе хранения документов

Вот дополнительные статьи на сайте о создании и поддержке вашей домашней системы хранения документов: Домашний офис

У меня есть целая серия 15-минутных задач по расхламлению вашего дома (в конечном итоге 365 из них!), Которые вы можете выполнить, чтобы привести ваш дом в порядок. Чтобы ваш дом всегда вас вдохновлял и в него хотелось всегда возвращаться.

Организованный дом за 365 дней

Хотите получать задачи на неделю к себе на email почту?

Готовы расхламить свой дом?

Подпишитесь, чтобы получать один раз в неделю напоминания о новостях и задачах недели.

signature

Пока без комментариев

Что вы об этом думаете?

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *