Как организовать порядок на вашем компьютере | Светлана Ткаченко
     

Как организовать порядок на вашем компьютере

Сегодня будем организовать компьютерные файлы на вашем компьютере в простой в настройке с использованием системы, которая позволяет вам быстро и легко находить документы, фотографии и другие файлы, которые вы хотите найти, по мере необходимости.

Сегодняшняя задача, очистить компьютерные файлы, а затем упорядочить те, которые у вас остались, на жестком диске домашнего компьютера или в файлах, которые вы храните в облаке.

Как всегда, первый шаг в этом процессе — очистить, потому что нет никакой пользы в организации того, что вам больше не нужно.

Вы можете удалить дубликаты файлов, старые черновые версии документов, которые имеют оригинальную версию документа, или вещи, которые вы больше не хотите читать, например электронные книги или PDF-файлы Вы получили, но больше не нашли релевантного или интересного.

Те же правила применяются к удалению компьютерных файлов, что и к удалению бумаги, поскольку большинство из них вы решаете, сохранять или нет.

Однако в той степени, в которой вам необходимо сохранить некоторые из этих компьютерных файлов или цифровых документов для целей налогообложения или по другим юридическим или финансовым причинам, вы можете проверить эту статью, в которой написано, как долго вы должны хранить различные типы документов, чтобы дать вам рекомендации о том, что должно быть сохранено.

Немедленно удалите то, что очевидно является цифровым беспорядком.

Ваш компьютер похож на цифровую картотеку

Ваш компьютер — это, по сути, цифровой картотечный шкаф, и поэтому многие те же правила, которые применяются к организации ваших файлов в вашей домашней файловой системе, также применимы к этому цифровому файловому шкафу.

Чтобы убедиться, что в вашей цифровой картотеке легко найти вещи, вы хотите сгруппировать похожие элементы вместе, создать категории (папки) и подкатегории (подпапки), которые имеют смысл для вас , таким образом, чтобы вы могли помнить, и которые являются интуитивно понятными для вас.

Важны соглашения об именах файлов и папок

Одним из ключей к организации и последующему поиску компьютерных файлов, которые вы сохранили на своем компьютере, чтобы вы могли ссылаться на них или просматривать их, когда вы хотите или нуждаетесь, является использование соглашений об именах как для отдельных файлов, так и для цифровых папок, в которых хранятся эти файлы.

Под «соглашениями об именах» я подразумеваю просто то, как вы называете имя файла или имя документа, должно иметь некоторую согласованность и регулярность и предоставлять вам немного информации о документе, чтобы помочь вам идентифицировать его, даже не открывая его.

Например, если вы ежемесячно загружаете копию своего банковского отчета в формате PDF по мере ее появления, вы можете помочь себе найти все эти банковские документы и легче идентифицировать каждый месяц, если вы постоянно называете их чем-то похожим, что также включает дату и имя файла. Это может означать, например, что вы называете PDF «отчет-31-06-2019», который указывает, что это выписка с банковского счета, а цифры указывают месяц (июнь) и год (2019). Итак, в следующем месяце, в июле, вы назовете PDF-документ банковской выписки в этом месяце «отчет-31-07-2019 ». (Обратите внимание, что в этих примерах вместо пробела между словами я использовала тире. Очень полезно привыкнуть использовать тире, а не пробелы, между словами в именах файлов, поэтому начните прямо сейчас.)

Названия в именах такого типа поможет вам найти и упорядочить все банковские выписки в одном месте, а также найти правильную выписку за месяц и год, не требуя, чтобы вы открывали каждый файл и просматривали сам документ, чтобы найти нужный, если вам например, когда-нибудь нужно будет снова сослаться на июльский отчет 2019 года.

Если бы вы назвали одно из утверждений «банк-выписка-1», а следующее «выписка из банка-2» и другое «июль-банк-выписка-2019», это было бы намного более запутанным, а в некоторых из примеры, одно только имя, не предоставит вам столько информации о содержании документа, сколько было бы полезно иметь. Например, позже вы не будете знать, какой месяц содержится в банковской выписке «банк-отчет-31-06-2019 », не открывая ее, чтобы заглянуть внутрь (или использовать более сложную функцию поиска на своем компьютере).

Конечно, все перечисленные выше имена, даже если они не соответствуют друг другу, более полезны, чем строка случайных символов и / или цифр, которые могут быть присвоены документу, как это предусмотрено самим банком, например, «bk-stmt-87520572» или что-то странное в этом роде. Вы знаете, о чем я говорю, странные документы или файлы, которые вы найдете в своей папке загрузки, вы не знаете, что это такое, и не помните, что когда-либо скачивали их.

Ниже мы поговорим подробнее о работе с загруженными документами, но сейчас помните, что это поможет вам упростить организацию файлов вашего компьютера, чтобы изменить имена всех документов на вещи, которые вы поймете и будете интуитивно знать для поиска, и быть согласованным с вашими соглашениями об именах, как только вы начнете называть определенные типы связанных документов.

Настройте систему папок и подпапок

Ваша компьютерная операционная система уже начала процесс организации файлов вашего компьютера для вас, и мы просто собираемся дополнительно настроить систему на основе ее основы.

Как правило, вы можете найти документы и файлы, которые вы создаете, загружаете или сохраняете в одной из трех основных областей вашего компьютера: (1) ваш рабочий стол; (2) папка документов; и (3) папка для скачивания.

Для организованной компьютерной файловой системы я рекомендую не хранить файлы нигде, кроме как в папке с документами. Это означает, что вы не должны хранить папки или файлы на рабочем столе, и вы будете перемещать все файлы, находящиеся в данный момент в вашей папке загрузки, в папку документов.

Чтобы папка с документами не превратилась в неорганизованный беспорядок, мы настроим систему папок и подпапок внутри папки документов, в которую вы будете помещать отдельные файлы. Это означает, что когда вы открываете папку с документами, это похоже на открытие вашего цифрового шкафа с множеством папок внутри.

Все файлы должны находиться в папке, а не сидеть отдельно и без категории в папке с документами.

Как организовать загрузку

Прежде чем мы перейдем к тем папкам и подпапкам, которые вы собираетесь настроить в папке с документами, я хочу обратиться к тому, что обычно представляет собой черную дыру с перемешанными, часто неидентифицируемыми файлами на вашем компьютере — к папке для загрузок.

По мере того, как мы получаем информацию и файлы из Интернета, из учетных записей, которые у нас есть в Интернете и т. д. Мы часто скачиваем файлы, чтобы сохранить их для дальнейшего использования. Большинство интернет-браузеров по умолчанию настроены на то, чтобы эти файлы помещались в нашу папку загрузок.

Это, на мой взгляд, очень плохая идея и является одним из основных источников неорганизованной компьютерной системы хранения.

Я уже упоминала проблему с тем, что сами загружаемые файлы часто называют так, как мы не понимаем их интуитивно, например, на первый взгляд случайные числа или символы. Кроме того, папка загрузок настроена как одна большая пещера, куда вы выгружаете файлы всех типов без какой-либо организационной системы. Если вы не предпримете никаких шагов, чтобы пометить файлы так, как вы можете их идентифицировать, и просто продолжите «складывать» документы в пещеру, это станет большой кучей ненужных вещей. Это бесполезно, потому что вы не знаете, что у вас есть или как найти это снова.

Чтобы избежать этих проблем, вам нужно изменить местоположение по умолчанию, которое ваш интернет-браузер (Chrome, Firefox, Safari или Internet Explorer) использует для размещения загрузок, которое находится в папке загрузок, и вместо этого попросить вас указать, в какую папку вы хотите поместить файл каждый раз, когда вы загружаете что-то.

Точный метод, который вы используете для изменения этой настройки по умолчанию в вашем браузере, зависит от используемого вами браузера, но вы можете следовать инструкциям в Гугле, по поиску по фразе, такой как: «как выбрать место для сохранения загрузки» для вашего интернет-браузера по выбору.

После того как вы изменили этот параметр, каждый раз, когда вы начинаете загрузку, вам будет предложено выбрать папку для размещения загрузки, которая поможет вам упорядочить все файлы вашего компьютера по мере их получения. Я также использую время, когда я выбираю папку, в которую я хочу поместить файл, как возможность изменить имя загрузки, чтобы следовать моим соглашениям об именах, что помогает мне сразу определить ключевую информацию об этом конкретном файле ,

Привычка перестать помещать вещи в папку загрузок и вместо этого помещать все в папки и подпапки в папке документов, а также присваивать имена с вашими соглашениями об именах при загрузке элементов, значительно уменьшит количество разочарований, возникающих при поиске файлов. на вашем компьютере с этого момента. Обещаю, жизнь меняется!

Предлагаемые папки и подпапки для файлов вашего компьютера

Теперь, когда вы знаете, как работать с загрузками и как избежать черной дыры, которая является папкой для загрузок, давайте поговорим о том, как организовать компьютерные файлы в папке с документами. Ключ, как я упоминал ранее, состоит в том, чтобы создавать папки и подпапки в папке документов, рассматривая ее как цифровую картотеку.

Ниже я перечислил некоторые идеи потенциальных типов папок и подпапок, которые вы, возможно, захотите создать, но, как всегда, подобные списки идут с предупреждением. Ваша система будет уникальной для вас, потому что все сохраняют разные типы компьютерных файлов, поэтому используйте этот список в качестве отправной точки, чтобы дать вам идеи и предложения, а затем настроить его, добавив или вычтя папки, чтобы сделать их своими и подходит для типов файлов, которые есть на вашем компьютере.

Кроме того, некоторые из этих папок могут показаться знакомыми, поскольку они похожи на предложенные категории файлов для вашей домашней системы хранения, над которыми мы работали ранее в задачах при работе с бумажными файлами.

  • Рабочая папка. Если вы работаете с документами или файлами для работы, вы должны выделить эти файлы в отдельную область, а не смешивать и хранить документы их с вашими личными файлами.
  • Школьные папки — если вы или ваши дети создаете файлы и документы для школы на компьютере, они должны быть сохранены в школьные папки. Создайте отдельную папку или подпапку для каждого учащегося и, возможно, даже подпапку для определенных классов или школьных лет.
  • Медицинские документы — есть подпапка для файлов каждого человека.
  • Руководства по эксплуатации. В наши дни многие люди не хотят хранить руководства по эксплуатации и инструкции по эксплуатации, поскольку их можно найти и загрузить из Интернета. Если вы хотите использовать этот цифровой метод при приобретении нового продукта, вы можете найти соответствующее руководство в Интернете и загрузить его прямо сейчас, поместив в свою папку с руководствами и гарантиями. Обязательно измените имя файла на то, что вы поймете, а затем утилизируйте бумажную версию полученного вами руководства.
  • Финансовая папка: Банковские документы — Многие банки в наши дни поощряют своих клиентов к безбумажной работе. Если вы подписались на безбумажное банковское обслуживание, все равно рекомендуется регулярно загружать выписки из банка и другие документы из банка, особенно если ваш банк предоставляет цифровые записи только в течение определенного периода, например, 6 месяцев или года. Прежде чем они станут недоступны, обязательно загрузите копию, чтобы вы могли получить к ней доступ позже, если она вам понадобится.
  • Финансовая папка: выписки по кредитным картам (или другие кредитные документы). Организуйте эти папки, чтобы иметь подпапки для каждого кредитного кредита отдельно, упорядоченные по диапазонам дат.
  • Финансовая папка: Налоговые документы. Эти налоговые документы могут включать цифровые копии самих поданных налоговых деклараций или документы, необходимые для подачи налоговых деклараций, такие как квитанции или другие записи. Вы должны упорядочить эти папки и подпапки по годам и по типу документа, аналогично тому, как это было бы при организации папок в вашем налоговом органайзере .
  • Финансовая папка: Гарантии — Вы можете получить больше идей для организации гарантий здесь .
  • Папка «Финансы»: «Счета». Если вы зарегистрировались для оплаты счетов через Интернет, вы можете получать счета в виде цифровых файлов, таких как PDF, а не на бумаге. Вы должны создать подпапку для каждого типа счета за каждый год, чтобы их можно было легко хранить вместе и организовывать, а затем удалять старые счета по прошествии нескольких лет, если они больше не актуальны. (Вы можете получить больше идей для организации счетов здесь . Кроме того, если ваши счета отправляются по электронной почте, вы можете организовать их в своей системе электронной почты, а не в файлах вашего компьютера. (Вы можете получить больше информации об организации папок электронной почты здесь . )
  • Домашний инвентарь — я рекомендую всем создать домашний инвентаризационный лист в случае кражи или стихийного бедствия и хранить цифровую копию этого инвентаря. Вы можете прочитать больше о том, как создать домашний инвентаризационный файл здесь .
  • Жизненно важные записи — я также рекомендую хранить цифровую копию ваших жизненно важных бумажных записей, на всякий случай, поэтому обязательно создайте папку для хранения этих документов. Вы можете прочитать больше о ведении файла жизненно важных записей здесь .
  • Цифровые фотографии. В наши дни большинство из нас имеют больше цифровых фотографий, чем распечатывают физические фотографии. Организация цифровых фотографий может оказаться непосильной задачей, если ее не организовывать слишком долго (поэтому я рекомендую регулярно удалять лишние и не очень хорошие цифровые фотографии ). Я также рекомендую создать систему папок и подпапок, которая организует цифровые фотографии по диапазону дат или определенному событию. Соглашения об именах могут быть особенно полезны при работе с цифровыми фотографиями. Если вы не хотите изменять имя файла для каждой фотографии, по крайней мере, сделайте это для папок и подпапок, в которых вы храните , чтобы легче было найти то, что вы ищете.
  • PDF-файлы, в том числе электронные книги. Многие из нас любят получать книги и другую информацию в виде электронных книг или PDF-файлов. Это освобождает нас от накопления большого количества физических беспорядков в книгах , но мы все еще должны держать эти документы организованными. Если у вас есть всего несколько информационных PDF-файлов или электронных книг, у вас может быть общая папка, в которой они будут храниться, при этом обязательно назовите каждый PDF-файл или файл книги таким образом, чтобы вы знали, что это такое и почему вы заинтересовались ею. Однако, если вы накапливаете много электронных книг или PDF-файлов, например, если вам нравится получать пакеты этих продуктов (как я!), Вы должны классифицировать электронные книги и PDF-файлы по подпапкам своих категорий, таким как : книги по планированию еды или книги по рецептам, чтобы вам было легче находить нужную вам информацию.

Прелесть цифровых папок в том, что вы можете легко перемещать и переупорядочивать объекты одним нажатием кнопки или перетаскиванием элементов на новое место, поэтому продолжайте работать с системой, пока она не станет вам понятна.

Чтобы помочь вам легко удалять старые документы, когда они больше не нужны, вы можете создавать подпапки для документов разных лет, когда это имеет смысл, поэтому вы можете удалить всю подпапку сразу, когда она становится слишком старой чтобы быть полезной. Затем, на ежегодной основе, возможно, когда вы проводите ежегодную очистку бумажных файлов , вы также можете быстро и легко удалять старые компьютерные файлы, чтобы освободить это цифровое пространство от цифровых помех.

После настройки системы папок начните перемещать текущие файлы в нужные папки

После того, как вы настроили свои папки в папке с документами, пришло время переместить любые документы и файлы, которые вы находились в папке загрузок, на рабочем столе или в папке с документами за пределами папки, в нужную папку.

Продолжайте удалять все, что вам не нужно, переименовывайте файлы, если вы не можете легко определить, какие они есть, или они не соответствуют вашим соглашениям об именах, и создавайте подпапки или дополнительные папки по мере необходимости. найдите файлы, которые не вписываются в категории, которые вы уже настроили.

В зависимости от того, сколько файлов у вас есть, это может занять некоторое время. Делайте это 15 минут за раз, пока не разберетесь со всеми ними. Это нормально, что этот проект займет несколько 15-минутных сессий.

Главное, как только эта первоначальная организация будет создана, теперь нужно использовать имеющуюся систему и всегда добавлять загрузки или документы, которые вы создаете, в нужные папки, немедленно, с этого момента.

Последующая задача позволит вам убедиться, что вы регулярно и регулярно создаете резервные копии файлов вашего компьютера

В другой миссии , которая состоится позднее на этой неделе, мы сфокусируемся на еще одном важном этапе правильной организации файлов вашего компьютера, который заключается в том, чтобы обеспечить достаточное и частое резервное копирование этих файлов где-нибудь на случай сбоя жесткого диска компьютера.

Поскольку файлы вашего компьютера были достаточно важны, чтобы не удалять, а организовывать, вы знаете, что вы не хотите, чтобы они были потеряны навсегда в случае какого-либо программного сбоя, поэтому обязательно сделайте этот шаг, чтобы сохранить ваши важные файлы в безопасности.

У меня есть целая серия 15-минутных задач по расхламлению вашего дома (в конечном итоге 365 из них!), Которые вы можете выполнить, чтобы привести ваш дом в порядок. Чтобы ваш дом всегда вас вдохновлял и в него хотелось всегда возвращаться.

Организованный дом за 365 дней

Хотите получать задачи на неделю к себе на email почту?

Готовы расхламить свой дом?

Подпишитесь, чтобы получать один раз в неделю напоминания о новостях и задачах недели.

signature

Пока без комментариев

Что вы об этом думаете?

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *