fbpx
     

Как долго вы должны хранить документы? График хранения домашних документов {Плюс чек лист}

Никому не нужен бумажный беспорядок, Чтобы помочь с этим, я описала в статье, как долго вы должны хранить документы всех категорий, а затем вы можете скачать чек лист с расписанием хранения домашних документов, на который вы можете ссылаться по мере необходимости.

Я разбила этот список на наиболее распространенные виды документов.

В самой статье немного больше нюансов и объяснений, чем я могу поместить в одну таблицу для печати, поэтому не забудьте прочитать все здесь, в статье, чтобы полностью понять, а затем вы можете получить свою копию для печати ниже, внизу страницы.

Кроме того, эти же рекомендации могут быть полезны при попытке определить, когда следует избавляться от определенных электронных писем или файлов на вашем компьютере. Об этом у нас будет отдельная неделя в закрытой группе: «Расхлами свой дом за 15 минут в день» Сейчас все больше и больше информации предоставляется в цифровом виде, а не на бумаге. Если, например, вы получите банковские выписки в цифровом виде, а не на бумаге, приведенная ниже информация так же поможет определить, когда вы можете избавиться от цифровых файлов на своей почте, как и от бумажной версии.

Важно:

Эта статья содержит общие правила, но особенно в отношении налоговых документов, вы всегда должны консультироваться со своим налоговым консультантом или бухгалтером, относительно любых особых обстоятельств, которые могут у вас возникнуть.

Кроме того, эта статья посвящена документации, которую обычно можно найти дома, а не для бизнесовой сферы. Поэтому всегда уточняйте у своего налогового консультанта или бухгалтера, какие деловые записи следует вести и хранить для целей налогообложения и на какой период времени.

Типы документов

Налоговые декларации и подтверждающие документы

7 лет, как правило

Храните налоговые декларации и сопроводительную документацию (которая включает рабочие договора, квитанции и другие документы, подтверждающие суммы, которые вы вложили в декларацию) в течение семи лет.

Основная задача заключается в том, чтобы хранить ваши личные налоговые документы в течение 7 лет, сохраняя 7 папок с файлами, по одной на каждый год, а затем уничтожая самые старые из этих документов, как только вы добавляете новый год в файл. Тем не менее, в некоторых случаях вам может потребоваться вернуться к более старым доходам, например, если вы владеете домом, или имеете арендуемую или коммерческую недвижимость, которую вы используете в течение нескольких лет.

Инструкции для техники

Нет надобности хранить

На самом деле нет никаких причин хранить инструкции, в наши дни, вы можете найти инструкции на веб-сайте производителя (что часто бывает). Но, если вы решите оставить их, они вам понадобятся, пока у вас есть предмет, с которым они идут. После того, как вы избавились от этого предмета, избавьтесь и от инструкции.

Гарантии

На неопределенный срок (пока не перестанете владеть товаром или истечет срок гарантии)

Гарантии должны быть сохранены с приложенным к нему документом, подтверждающим покупку продукта (например, квитанция). Вы должны соблюдать эти гарантии до тех пор, пока не перестанете владеть продуктом или пока не истечет срок гарантии.

Входящие квитанции

Менее года до бесконечности

Квитанции хитры, потому что они действительно попадают в очень много категорий. Для повседневных покупок вам не нужно долго хранить квитанции. Если вы считаете, что хотите что-то вернуть, обычно этот период составляет около 14-30 дней, поэтому после 14-30 дней самое время выбросить большинство чеков. Этот 14-30 дневный период также даст вам время для сверки чеков с кредитной картой или другими выписками, подтверждающими, что ошибки не были допущены случайно.

С другой стороны, некоторые квитанции, например, для крупных билетов, могут быть важны для подтверждения покупки, например, для гарантий (упомянутых выше) или для целей страхования, если что-то было украдено или повреждено. Таким образом, квитанции для крупных предметов или билетов должны быть сохранены на неопределенный срок, чтобы показать, сколько вы заплатили за что-то, и что вы фактически сделали это.

Кроме того, некоторые квитанции также важны для налоговой документации, даже для предметов, которые в противном случае кажутся типичными и обычными, например квитанция из ресторана, например, в командировке. Если вам нужна квитанция для документирования снятого номера в отеле, который вы указали в своих налоговых декларациях, то сохраните её.

Вы можете прочитать больше об организации квитанций здесь .

Банковские выписки, отмененные чеки и другие банковские квитанции

От 3 лет

Вы должны хранить банковские выписки как минимум от трех, и некоторые финансовые эксперты предлагают вместо этого семь лет, поэтому вы сами решаете, какие из этих временных рамок вы будете использовать, учитывая, например, можете ли вы получить более старые выписки из своего банка в Интернете.

Для других банковских квитанций и документов, кроме выписок, таких как квитанции банкомата, депозитные квитанции и т. Д., Вам нужно хранить их только до тех пор, пока у вас не будет времени согласовать их с вашей последней банковской выпиской, чтобы убедиться в отсутствии ошибок.

Отмененные чеки (не во всех странах используется) следует рассматривать аналогично квитанциям, так как в основном они вам не нужны, но могут быть исключения в отношении гарантий (для подтверждения покупки), крупных билетов, чтобы показать стоимость страховки, или по мере необходимости для резервного копирования или налоговой документации.

Оплаченные счета

1 год или меньше

Большинство счетов не нужно хранить в течение длительного времени, особенно после того, как вы подтвердили на основании следующего счета, что оплата вашего счета за предыдущий месяц была правильно зачислена. Однако иногда споры по поводу оплаты возникают несколько месяцев спустя, поэтому, если у вас достаточно места в файловых ящиках, я лично предлагаю хранить старые счета в течение года или чуть дольше.

Чтобы упростить процесс, я предлагаю сохранить две 12-карманные папки с расширяющимися файлами для квитанций с оплаченными счетами, с одним из двенадцати карманов, предназначенных для каждого месяца, а затем регулярно очищать старые счета, используя систему, описанную в статье, как организовать оплаченные счета

Также обратите внимание, что некоторые счета рассматриваются как квитанции и используются для налоговой документации, и их необходимо хранить в течение длительного времени, как описано выше в разделе налоговых документов.

Выписки по кредитным картам

1 год, как правило

Выписки по кредитным картам также могут храниться в течение приблизительно одного года или даже меньше, если вы подтвердили, что транзакции отображаются правильно (именно здесь вы обычно сравниваете свои квитанции с выпиской каждый месяц) и что ваш предыдущий платеж был правильно зачислен.

Общие исключения, которые я продолжаю упоминать выше, остаются в силе, когда вы хотите хранить эти выписки по кредитной карте дольше. Это если необходимо для налоговой документации, гарантий или страховых целей.

Кроме того, если у вас есть движение денег на своих кредитных картах, я предлагаю вам не избавляться от выписок через год, а вместо этого рассматривать их как кредитные документы, которые будут обсуждаться ниже. Кредитные документы должны храниться гораздо дольше, по крайней мере, до тех пор, пока кредит не будет полностью оплачен.

Медицинские счета, квитанции и страховые документы

3 года

Я разделила медицинские счета, квитанции и связанные с ними страховые документы на отдельную категорию, потому что, честно говоря, наша система счетов за медицинское обслуживание и платежи по медицинскому страхованию немного сложны для некоторых, что вы должны хранить многие из этих документов дольше, чем другие типы счетов. Это конечно может не касаться постсоветского пространства, но все же вы должны это знать.

Многие из ошибок при выставлении счетов не отображаются какое-то время, а затем их устранение может занять месяцы, поэтому я предлагаю вам хранить все эти типы документов в течение трех лет вместо одного, как и многие другие типы счетов.

Кредитные документы, контракты и страховые полисы

бесконечно

Кредитные документы, а также подтверждение платежей по этим кредитам должны храниться в течение всего срока кредита. Затем, после погашения займа, вы все равно должны сохранять выписку о выплате навсегда.

Помните, что кредитные документы включают в себя такие вещи, как ваши ипотечные документы для вашего дома или любые арендуемые вами объекты недвижимости, а также любые финансовые договоры, которые у вас есть, например, на покупку транспортного средства или другую более крупную покупку.

Контракты должны храниться в течение всего срока действия контракта, и, как и в случае с кредитами, любая документация, свидетельствующая о том, что контракт был полностью выполнен, должна быть сохранена в течение как минимум еще нескольких лет.

Наконец, страховые полисы должны храниться в течение срока действия полиса, но, кроме того, помните, что люди могут подать на вас в суд позже, и более старый страховой полис может обеспечить покрытие, особенно если это полис, который означает, что он покрывает вашу ответственность в конкретный период, который может быть периодом несколько лет назад.

Храните все страховые полисы, например, для вашего автомобиля, дома, страховка по здоровью. Их можно переместить в более длительные сроки хранения через несколько лет или отсканировать на цифровое хранилище, чтобы они не занимали много места, если вы этого хотите.

Главная Покупка дома или продажа

бесконечно

Все документы, связанные с вашим домом, ипотечными документами, а также квитанциями, относящимися к значительным улучшениям дома, следует хранить в одном файле. Ваш налоговый бухгалтер поблагодарит вас позже 🙂

Отчеты о техническом обслуживании

На неопределенный срок

Наряду с владением недвижимостью владение автомобилями часто является для нас большой покупкой. Сохраняйте названия транспортных средств, регистрацию, подтверждение страхования, а также записи о гарантии и обслуживании ваших транспортных средств в течение всего срока эксплуатации транспортного средства или до тех пор, пока вы не продадите его кому-либо еще.

Пенсионные заявления

бесконечно

Храните документы, связанные с вашими пенсионными счетами, на неопределенный срок, пока с них не будут распределены все деньги. В зависимости от того, когда у вас выход на пенсию, это может занять довольно много времени.

Что касается других типов заявлений о выходе на пенсию, вы должны хранить свои ежеквартальные отчеты каждый год, пока не получите свой годовой отчет, а затем вы можете хранить только годовую сводку. Однако вы хотите сохранить, по крайней мере, эти годовые сводки до тех пор, пока вы не выйдете на пенсию и не получите деньги, или когда вы закроете счет. (возможно это не касается стран постсоветского пространства)

Инвестиционные и брокерские отчеты

Всю жизнь от инвестиций плюс 7 лет

Многие люди также имеют инвестиционные или брокерские отчеты для инвестиций, приобретенных вне пенсионного плана. В целях налогообложения вам необходимо хранить все документы, необходимые для того, чтобы показать свою основу для инвестиций, включая то, за сколько вы их приобрели, и дату, а затем, за сколько вы ее продали и на какую дату. Вы должны хранить все такие записи в течение срока действия инвестиций, а также после семи лет, так как этот доход (или убыток) будет отражен в ваших налоговых декларациях.

Если у вас есть инвестиционные и брокерские счета, я советую поговорить с вашим налоговым специалистом, чтобы убедиться, что вы храните все необходимые документы.

Личная идентификация и записи

бесконечно

Вы должны хранить жизненно важные записи, такие как свидетельства о рождении, свидетельства о смерти, свидетельства о браке, записи о разводе, завещания и паспорта на неопределенный срок. Вы не знаете как обернётся ваша жизнь и жизнь ваших детей. Возможно сохранив свои документы, вы поможете своим детям или восстановите свою национальность и т.д.

Вот ваш бесплатный чек лист

Вот распечатка, показывающая общие временные рамки, которые вам нужны для хранения различных типов документов.

Нажмите на фото ниже, откроется в PDFформате в новой вкладке.

signature

Пока без комментариев

Что вы об этом думаете?

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

У МЕНЯ ДЛЯ ВАС ПОДАРОК!
СКАЧАЙТЕ КНИГУ БЕСПЛАТНО -

20 ШАГОВ К ИДЕАЛЬНОМУ ПОРЯДКУ

Книга с практическими рекомендациями, как навсегда подчинить беспорядок.